Cambiar de distribuidor de bebidas no suele salir mal por el precio. Sale mal por el calendario: el bar corta con el proveedor de siempre un martes, el nuevo entrega los jueves, y el sábado a las once de la noche falta tónica.
Llevamos años entrando en bares que venían de otro distribuidor y saliendo de bares que se iban al nuestro, así que hemos visto el cambio por los dos lados. Esto es el procedimiento que funciona: qué pedir antes de decidir, cuántos días de solape dejar y qué se queda atrás cuando cierras con el anterior.
Lo que hay que mirar antes de mover nada
Antes de pedir presupuestos, dos comprobaciones de cinco minutos que deciden si el cambio se puede hacer y cuándo.
La primera es el contrato. Si en su día firmaste con una cervecera a cambio del tirador, las sombrillas o una entrada de dinero, ese acuerdo suele llevar un compromiso de compra mínima y una duración. No impide cambiar de distribuidor —el distribuidor y la marca son cosas distintas— pero sí condiciona qué cerveza puedes servir mientras dure. Lo tenemos desarrollado en la guía sobre qué firmas cuando firmas exclusividad de cerveza.
La segunda es el material que no es tuyo. Neveras, tiradores, mesas de terraza, la máquina de café: si te lo cedió el distribuidor o la marca, se lo llevan. Antes de cerrar con nadie conviene saber qué equipo se va por la puerta y cuánto cuesta reponerlo, porque esa cifra puede comerse el ahorro del primer año entero.
Cómo pedir una tarifa que puedas comparar
Aquí es donde se pierde casi todo el mundo. Pides precio a tres distribuidores, te llegan tres listas, y no hay forma de saber cuál es más barata porque cada uno te lo ha dado en su unidad.
«El precio de la Estrella Damm» no es un número. En nuestro propio catálogo esa misma cerveza tiene seis precios según el formato:
- Manda tú la lista. Coge tus quince referencias de más rotación con su formato exacto —marca, envase, litros, unidades por caja— y pide precio sobre esa lista. Que cada uno rellene tu columna, no que te manden la suya.
- Fija el IVA. Pide todos los importes con IVA incluido o todos sin él, y dilo en el correo. Un 21 % de diferencia interpretado al revés convierte al más caro en el más barato.
- Pregunta por los portes y el pedido mínimo. Un precio de caja excelente con 300 € de pedido mínimo obliga a un bar pequeño a almacenar lo que no cabe. Ese coste no sale en la tarifa.
- Pide la frecuencia por escrito. No «repartimos por tu zona», sino qué días de la semana y con cuánta antelación hay que pasar el pedido. Es el dato que decide si el sábado tienes tónica.
| Formato | Precio | Unidad |
|---|---|---|
| Barril 30 L | 65,80 € | por barril |
| 1/3 retornable | 23,50 € | por caja de 24 |
| 1/3 sin retorno | 20,19 € | por caja de 24 |
| 1/5 retornable | 19,21 € | por caja de 24 |
| Lata 50 cl | 20,51 € | por pack |
| Lata 33 cl | 14,10 € | por pack |
El solape: dos semanas con los dos
Nadie cambia de proveedor de un día para otro sin pagarlo. Lo que funciona es solapar: durante dos o tres semanas sigues comprando al de siempre mientras pruebas al nuevo con pedidos pequeños.
Empieza por una familia entera y de rotación media. Los refrescos y las aguas son buen banco de pruebas: se piden mucho, se agotan rápido y si algo falla lo notas en días, no en meses. Deja la cerveza de barril para el final, que es lo que más duele si llega tarde.
En esas dos semanas estás midiendo tres cosas concretas. Si el pedido llega el día que dijeron. Si llega completo o con faltas. Y si la factura coincide con la tarifa que te pasaron, línea a línea. Un distribuidor que sirve puntual pero factura otro precio es el mismo problema que uno que no sirve.
Cascos, barril a medias y material cedido
Cuando cierras con el distribuidor anterior tienes cosas suyas en el bar, y él tiene dinero tuyo. Ordenarlo lleva una tarde y evita discusiones a los tres meses.
Los envases retornables llevan una fianza que pagaste al recibirlos y que se abona al devolverlos. Esos cascos son del proveedor que te los sirvió, así que hay que devolvérselos a él, no al nuevo: el nuevo no te los va a abonar porque no son suyos. Junta todo lo retornable que tengas por el almacén antes de la última entrega y pide el abono en la factura de cierre. Cómo se lee esa línea en la factura lo explicamos en la guía de envases, cascos y factura.
Con el barril a medias no hay truco: se acaba. Un barril de 30 litros abierto no se devuelve ni se transfiere, así que el cambio se planifica para que el último barril del proveedor viejo se termine la semana en que entra el nuevo. Si tiras entre dos y tres barriles por semana, el cálculo es de servilleta y sale solo.
Y el equipo cedido tiene que salir con acta. Cuando vengan a retirar la nevera o el tirador, pide un albarán firmado de lo que se llevan. Sin ese papel, el material retirado reaparece meses después en un saldo pendiente.
El primer pedido con el nuevo
El primer pedido de verdad, el que sustituye al anterior, conviene hacerlo un poco por encima de lo normal. Un 20 % más en las tres o cuatro referencias que no pueden faltar te da margen si la primera entrega llega incompleta, que pasa más de lo que nos gustaría admitir.
Recíbelo tú o quien esté de encargado, con la tarifa delante. Comprueba formato y unidades por caja, no solo el número de bultos. La mayoría de los errores de un estreno son de referencia parecida —el 1/3 sin retorno donde pediste retornable— y se arreglan en el momento con el repartidor todavía en la puerta.
A partir de ahí, la rutina. Si tu día de entrega cae cerca, necesitas menos almacén y menos dinero parado en stock. Esa relación entre frecuencia de reparto y capital inmovilizado la desarrollamos en la guía de gestión de stock en un bar pequeño.
Los cuatro fallos que hemos visto
Por orden de frecuencia, esto es lo que se rompe cuando un bar cambia de proveedor:
- Cortar antes de tener fecha de la primera entrega. Se avisa al viejo, se cierra con el nuevo y nadie ha confirmado el día. El bar pasa un fin de semana comprando en el súper de la esquina a precio de particular.
- Comparar tarifas de distinto formato. Es el error de la tabla de arriba. Entre el 1/3 sin retorno y el 1/3 retornable de la misma marca hay 3,31 € de diferencia por caja, y no significa que uno sea más caro: significa que no son lo mismo.
- Olvidar los retornables en el almacén. Cajas vacías apiladas detrás de la cámara que nadie devolvió. Es dinero tuyo, y pasado un tiempo el proveedor anterior ya no las recoge.
- Cambiarlo todo el mismo día. Las cuatro familias de golpe multiplican por cuatro lo que puede fallar en la primera entrega. Por familias y con solape, el riesgo se reparte.
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Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se tarda en cambiar de distribuidor de bebidas?
- Con solape, entre dos y tres semanas desde el primer pedido de prueba hasta que el proveedor nuevo cubre todo. El plazo lo marca el preaviso del acuerdo anterior, que suele ser de 30 días, y el tiempo que tardes en acabar el barril abierto.
- ¿Puedo tener dos distribuidores de bebidas a la vez?
- Sí, y durante el cambio es lo recomendable. Muchos bares mantienen dos de forma permanente: uno principal para el grueso del pedido y otro para una familia concreta. Lo que hay que vigilar es el pedido mínimo de cada uno, porque repartir el volumen puede dejarte por debajo en los dos.
- ¿Qué pasa con los cascos y las cajas del distribuidor anterior?
- La fianza del envase retornable se abona al devolverlo, y hay que devolverlo al proveedor que lo sirvió. Junta todos los retornables antes de la última entrega y pide el abono en la factura de cierre. El distribuidor nuevo no puede abonarte cascos que no son suyos.
- ¿Puedo cambiar de distribuidor si tengo contrato de exclusividad con una cervecera?
- En general sí, porque el contrato es con la marca y no con quien la reparte. Lo que el acuerdo condiciona es qué cerveza sirves y qué volumen te comprometiste a comprar, no de qué almacén sale. Revisa el compromiso de compra mínima antes de mover nada.
- ¿Y si el distribuidor nuevo falla la primera entrega?
- Para eso está el solape. Si todavía tienes abierto al proveedor anterior, una entrega fallida es un contratiempo y no un fin de semana sin stock. Es el único motivo por el que merece la pena arrastrar dos proveedores durante quince días.